Cos’è l'Inventario
Definizione
Fare l’inventario è un’attività standard per tutte le aziende che possiedono dei prodotti a magazzino, per i negozi che vendono prodotti al dettaglio e per i supermercati. In questo articolo vedremo cos’è esattamente un inventario, come fare un inventario e infine perché è è importante farlo.
Un inventario è un elenco delle merci presenti nel magazzino. Questo elenco, realizzato almeno una volta all’anno, deve riportare ogni singolo materiale/merce classificato per categoria e caratteristiche.
La redazione dell’inventario richiede particolare precisione e attenzione, poiché il valore delle merci emerso, andrà riportato nel bilancio dell’azienda, e potrà quindi ad influenzare il risultato di esercizio.
Il direttore di magazzino ha la responsabilità di stilare un report che indichi le discrepanze tra il conteggio iniziale e l’inventario finale, e le strategie da seguire per migliorare la gestione dello stock.
Come fare l’inventario
Realizzare un inventario prevede la valutazione delle rimanenze di magazzino, vale a dire il conteggio di tutti i prodotti che sono ancora in giacenza.
Ci sono diversi tipi di inventario, che differiscono perlopiù riguardo alle tempistiche con cui vengono effettuati e per gli strumenti impiegati (excel, gestionale etc) ma prima di affrontarli, vediamo insieme le considerazioni preliminari.
Prima di effettuare un inventario ricordati che occorre:
valutare la tipologia di merce presente a magazzino
per capire la corretta periodicità e catalogazione con cui redigere l’inventario;
formare gli operatori
gli addetti devono seguire le procedure stabilite e avere familiarità con gli strumenti da utilizzare per l’inventario;
scegliere periodi in cui i flussi non sono intensi
per fare l’inventario servono risorse umane concentrate e poco traffico in magazzino;
informare i clienti e i fornitori
conteggiare e catalogare ogni singolo prodotto può essere un’operazione di intralcio per le operazioni ordinarie
prepare documentazione e strumenti
ai fini fiscali, possono essere necessari specifici documenti. Inoltre, l'utilizzo di strumenti come software, posso agevolare l'attività.
Queste valutazioni vanno sempre fatte a priori, a prescindere dal settore di riferimento e dalle dimensioni del magazzino. Una volta chiarite, è possibile scendere più nel dettaglio analizzando i vari tipi di inventario.
Tipi di inventario
Inventario annuale
Un’azienda deve fare l’inventario almeno una volta l’anno. L’inventario annuale solitamente si realizza in prossimità della chiusura di esercizio, che avviene nei primi giorni di Gennaio. Quasi sempre è un’operazione che richiede diverso personale e più giorni per essere portata a termine in maniera corretta.
Inventario a rotazione
Questo metodo prevede che il conteggio venga fatto in maniera ciclica solo a determinate referenze o categorie per volta. In questa maniera si ha un monitoraggio costante ma un aumento dei costi.
Inventario in tempo reale o permanente
Ogni singolo prodotto che entra ed esce dal magazzino viene tracciato e comporta un aggiornamento in tempo reale delle giacenze. Con un metodo di questo tipo è necessario un software gestionale perfettamente integrato con tutte le movimentazione delle merci e una scansione costante dei codici SKU dei prodotti.
Perchè fare l’inventario
Tenere la contabilità di magazzino e quindi conteggiare le giacenze, può essere richiesto all’azienda per legge. Alla data di chiusura dell’esercizio va riferito il calcolo emerso, che deve rappresentare una fotografia della situazione patrimoniale dell’azienda secondo le attività e passività.
Efficienza di tutta la logistica del magazzino: avere un controllo sulle giacenze delle merci, influenza le decisioni di acquisto, il processo di preparazione degli ordini e le attività di picking.
Individuare stock obsoleti che generano un costo inutile per l’azienda ed evitare che le merci arrivino a scadenza.
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